Categoría: Análisis de Datos

por Vicente Gil 2023-05-31

Gestión de Proyectos

6 Pasos Fundamentales para una Gestión de Proyectos Eficiente y Exitosa

¡Hola! Bienvenidos/as a un nuevo post en el mejor blog de data y cloud. En la entrada de hoy vamos a hablar de un topic un poco diferente a la vez que necesario para que tus proyectos sean ejecutados en tiempo.

Hablaremos sobre un aspecto*IMPORTANTE* para llevar a cabo de la manera más eficiente un proyecto y lo más importante, proporcionar valor al cliente en toda la fase del proyecto.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y dinámico, los proyectos deben de gestionarse de manera eficaz para alcanzar los objetivos propuestos.

La gestión de proyectos para que sea eficiente no solo trata de llevar a cabo las tareas propuestas, sino también aprovechar de la manera más correcta los recursos disponibles.

La gestión de proyectos es un factor fundamental para el éxito de cualquier actividad empresarial. Una buena gestión nos va a permitir la entrega del proyecto dentro los plazos establecidos, el uso correcto de los recursos proporcionados y la minimización de riesgos.

Con este artículo trataremos de evitar estas situaciones que seguro que nos resultan familiares:

A continuación vamos a explicar 6 pasos fundamentales para la gestión de proyecto de manera eficaz:

1º Planea:

El próposito de la planificación es tratar de asegurar una compresión del proyecto compartida, es decir, comprender el estado actual y el objetivo de mejora que necesita el cliente.

Los objetivos han de ser SMART (especificos,medibles,alcanzables,realistas y definidos en tiempo).

Una vez tengamos identificado los objetivos, es fundamental, establecer prioridades para estos objetivos, ya que no todos los objetivos tendrán la misma importancia.

Esto nos permitirá medir el esfuerzo que hemos de emplear en cada fase del proyecto y por tanto saber identificar que recursos vamos a necesitar.

2º Mejora:

Este punto consiste en asegurarnos una mejora continua de los servicios.

Para esto, nosotros personalmente nos guiamos en los siguientes principios:

• Centrarse en el Valor, nos referimos a la importancia de comprender las necesidades y expectativas del cliente, principalmente para generar el mayor Valor posible. Recordemos que la principal prioridad es satisfacer las necesidades al cliente, a través de la entrega temprana y continua.

• Proporcionar información de todos los desempeños llevados en el proyecto, para reflejar el contino trabajo y a la vez estar coordinados con el cliente en todos los steps.

• Retroalimentación, busca la manera de obtener retroalimentación del servicio prestado, ya sea mediante correos en el transcurso del proyecto o en la fase de cierre del proyecto.

• Retrospectiva, es conveniente tras finalizar el proyecto reunirse con el equipo para repasar los sprints y conocer conjuntamente dónde se han ido los esfuerzos para implementar mejoras en el futuro.

3º Involucra:

Al involucrar las partes interesadas conseguimos la participación y una comprensión adecuada de las necesidades, así como la transparencia e involucramiento continuo.

Para llevar este punto a la perfección, nosotros sugerimos los siguientes pasos:

• Identifica a los stakeholders: Lo primero que hemos de identificar son todas aquellas personas que tienen o van a tener algún impacto en el proyecto. Identifica con claridad todos los roles y personas que van a estar involucrados en el proyecto y cuáles son sus funciones.

• Comunica de manera continua y transparente: Comunicamos de manera proactiva todos los trabajos realizados y por hacer, al mismo tiempo es conveniente usar diferentes canales de comunicación en base a la fase del proyecto y a los roles en los que nos dirigimos.

Nuestra recomendación es que elabores un plan de comunicación en base a los roles del proyecto para que tengas en cuenta los siguientes puntos:

Distribución de la información: Intenta llegar la información relevante a los implicados en el proyecto. Recuerda comunicar en toda la fase del proyecto.

A continuación, os dejamos una tabla visual que os puede ayudar para la comunicación de cada fase del proyecto:

ID Tarea	Enunciado de la Tarea	Estado	Responsable	Comentarios	Fecha de Finalización
		Done
		In Pogress
		Stopper

• Gestiona las expectativas: Cada rol, espera expectativas diferentes en el proyecto, ya sea el cliente final que espera que el proyecto se ejecute en tiempo y forma o el jefe de la propia compañía la cuál espera un ROI.

Maneja esas expectativas y recuerda que estas pueden variar en el transcurso del proyecto.

4ºDiseño y transición:

Este punto es especialmente importante, ya que si elaboramos bien la planificación del proyecto nos vamos a asegurar que el proyecto salga en tiempo y forma.

Para diseñar un buen plan, nuestras recomendaciones son:

• Define un equipo para el proyecto: Recuerda que el equipo ha de estar compuesto por personas con habilidades técnicas para abordar dicho proyecto y sus complejidades y con personas de negocio para abordar la gestión del proyecto.

• Establece roles dentro del equipo: Hemos de definir muy bien los roles del equipo y tener claro las tareas que se van a realizar y las responsabilidades específicas.

• Comunica de manera bidireccional: Asegura que los canales de comunicación son claros para todas las partes y que la comunicación es reflejada en todo el equipo. La selección del método y el mensaje adecuado para cada público es fundamental para el éxito.

• Planifica: Establece fechas para cada fase del proyecto, y asegúrate que todos tienen claras las fechas de actuación y las prioridades de cada step. Por otra parte, dentro de esta fase hemos de planificar también todas las intervenciones que vayamos a hacer y que Plan B vamos a seguir en el caso de que una intervención no salga como esperábamos.

Para esto, nosotros sugerimos que implementéis un Request for Change (RFC) para cada intervención que se vaya a ejecutar, ya que comunicaremos de manera detallada todos los steps, roles y responsabilidades en todo el proceso.  

A continuación, os dejamos un RFC como ejemplo:

5º Obtener/construir:

En este punto hemos de centrarnos que los componentes de servicio estén disponibles cuando y donde se necesitan, es decir, que todas las herramientas, capacidades requeridas o habilidades estén disponibles para la ejecución en todas las fases del proyecto.

Para este punto, nuestras recomendaciones son:

• Evalúa las necesidades del proyecto: En este punto evaluamos que tipo de técnico vamos a necesitar en base a la complejidad del proyecto, qué recursos vamos a necesitar a nivel de herramientas…

• Adquiere las herramientas adecuadas para la ejecución y seguimiento del proyecto: Una vez evaluado las necesidades, hemos de adquirir esos recursos, ya sean los técnicos apropiados como las herramientas para la ejecución y seguimiento del proyecto.

• Implementación y seguimiento: Una vez tengamos los recursos adquiridos, hemos de implementarlos y asegurarnos de hacer un seguimiento de estos recursos para evaluar el desempeño, identificar posibles mejoras y realizar cambios si fuera necesario.

6ºEntrega y da soporte:

Este último paso, consiste en asegurarnos que los servicios son entregados de acuerdo con las especificaciones acordadas por el cliente, abordando todos los requisitos y expectativas del usuario final.

Para ello sugerimos las siguientes recomendaciones:

• Documento de Cierre de Proyecto: Elabora un documento donde se muestre la aprobación de ambas partes del cierre del proyecto, al mismo tiempo, detallaremos con la mayor granularidad posible todo lo que se ha realizado.

Por último, os dejamos unas herramientas que os pueden ayudar a la gestión del proyecto:

https://blog.hubspot.es/marketing/herramientas-gestion-proyectos

Y hasta aquí el artículo de hoy, espero que te sea de ayuda a la hora de mejorar la gestión y tramitación de tus proyectos empresariales.

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