Microsoft Lists vs To Do vs Planner- Cuándo utilizarlas

En el post de hoy vamos a hablar sobre algunas de las herramientas más conocidas en el entorno de Microsoft 365. Estas aplicaciones son muy parecidas entre ellas pero a la vez tienen distintas funcionalidades, estamos hablando del To do, de las listas de Teams, del Planner y de las Tareas de Teams. ¿En qué situación es más adecuado debemos cada una? Te lo contamos en este POST.

MICROSOFT LISTS

Microsoft Lists ahora disponibles en Teams, son las antiguas listas de las que teníamos hasta el momento en Sharepoint, de hecho están directamente vinculadas, es decir, si construimos una lista en teams, estará disponible también en Sharepoint.

Con esta aplicación podemos generar listas con metadatos, es decir, tenemos la posibilidad de personalizarlas con los campos que necesitemos en cada columna. Además, contamos con plantillas de listas ya predefinidas como son la gestión de inventarios, recursos humanos, tickets y mucho más.

Microsoft Lists nos permite la generar listas privadas por lo que podemos decir que se trata de una herramienta tanto para uso en equipo como para uso personal. En el caso de que creemos una lista personal, esta se almacenará directamente en nuestro Onedrive for Business y no en sharepoint.

Si quieres saber más sobre el funcionamiento de las listas, no te pierdas este post: Novedades de Microsoft Teams que deberías saber – Parte II

PLANNER

LLegado este momento, supongo que todos estamos muy acostumbrados al uso del Planner. Para los que no, se trata de otra de las herramientas integradas dentro de Teams cuya principal función es la Gestión de Proyectos o Tareas.

Si quieres saber cómo funciona Planner, te lo explico paso a paso en este vídeo: Aprendiendo a usar Microsoft Teams con Planner para Dinamizar Equipos en Tiempos de Teletrabajo

El Planner esta pensado para la colaboración entre equipos y funciona con tableros tipo Kanban. Podemos decir que es una herramienta para uso diario y organización de todos nuestros proyectos, ya que todos los miembros del equipo tendrán acceso al tablero.

TO DO

El To Do también es una herramienta de Gestión de Tareas, pero a diferencia de Planner, en este caso hablamos de tareas a nivel personal.

Es importante saber que nos permite traer las tareas de Outlook y que además, una de las últimas actualizaciones es que las tareas de planner también están en To do. Estas nos aparecerán en el apartado de Tareas asignadas a ti.

Como vemos en la imagen, el primer apartado es MI DÍA, en este apartado tenemos la posibilidad de organizar de forma ordenada las tareas a realizar en un día de modo que no se nos olvide ninguna.

TAREAS EN TEAMS

Este es otro de los últimos elementos que encontramos en la plataforma de Teams y trata de unificar todas las tareas de To do y de Planner en un solo sitio (Teams). De esta forma, tendremos todas nuestras tareas centralizadas en un solo sitio.

El tasks de Teams nos da la opción de ver nuestras tareas en forma de lista.

Entonces después de conocer las funcionalidades de cada una de estas herramientas la pregunta es… ¿Cuál debemos utilizar en cada ocasión?

Todas las herramientas presentadas son útiles y aplicables para la gestión de proyectos ya sea a nivel equipo o a nivel personal. Debemos utilizarlas según nuestras preferencias.

Y hasta aquí el post de hoy. Espero que os sea de ayuda el conocer todas estas herramientas y las podáis utilizar en vuestro día a día.

Si quieres saber más sobre Microsft Teams, no te pierdas mis últimos posts:

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